Alles op alles voor Rijksvastgoedbedrijf

In een recordtempo en met de middelen die er waren een rijkskantoorgebouw inpandig volledig opfrissen: dat was de missie die Rijksvastgoedbedrijf in het voorjaar van 2015 bij Caspar de Haan neerlegde. We deden er uiteraard alles aan om deze missie te laten slagen, en met succes.
 
Van binnenschilderwerk tot stoffering en folies: Caspar de Haan verzorgde een grondige renovatie van het betreffende pand, in hartje Rotterdam. Stefan Fraikin, projectmanager bij Rijksvastgoedbedrijf: “Vanuit de huurder van het pand was er de wens een prettigere, vrolijkere sfeer te creëren en wat achterstallig onderhoud aan te pakken. Hierbij was de doelstelling om de renovatie in 2015 af te ronden. Een ambitieus plan, waarbij we snel moesten kunnen schakelen, en waarbij een aanbesteding teveel tijd in beslag zou nemen. Om die reden hebben we gekeken met welke betrouwbare partijen we dit project binnen planning en budget zouden kunnen afronden. Hierbij speelde ook het soort project een rol. In de overheidswereld heb je te maken met extra papierwerk, en hoge eisen op het gebied van bijvoorbeeld (brand)veiligheid, kwaliteit en integriteit. Daarnaast zou het pand tijdens de renovatie in gebruik blijven bij de huurder en zijn cliënten. Bij Caspar de Haan hebben ze een ruime ervaring met al deze aspecten.”
 
Lean-sessie
Om het project te begeleiden, werd ingenieursbureau Vrijborg ingeschakeld. De architect van Vrijborg, Telma Segers, legde de basis voor de sfeer en kleurstelling in het pand. Daarnaast stelde Vrijborg een taakstellend budget op, dat de basis vormde van de samenwerking. Johan van den Helm, projectmanager bij Vrijborg: “Op initiatief van Frans Brouwers van Caspar de Haan hebben we een lean-sessie gehouden met alle vijf de betrokken partijen: de opdrachtgever, de huurder van het pand, de aannemer die het bouwkundig onderhoud op zich nam (Van Rijswijck uit Eindhoven), Caspar de Haan en Vrijborg. Tijdens die sessie hebben we in twee uur tijd de planning in elkaar gezet. Doordat alle partijen bij elkaar waren, hebben we een goede fasering kunnen realiseren. Het is goed dat partijen zich tijdens zo’n sessie bewust worden van de uitdagingen die andere partijen hebben binnen het project. Iedere beslissing die we namen, konden we bovendien direct afstemmen met de gebruikers van het pand. Op die manier konden we overlast zoveel mogelijk beperken.”
 
“Iedere beslissing die we tijdens de lean-sessie namen, konden we direct afstemmen met de gebruikers van het pand. Op die manier konden we overlast zoveel mogelijk beperken.” Johan van den Helm, Vrijborg
 
Elize Scholtens, teamleider ondersteunende diensten bij de overheidsorganisatie die gebruik maakt van het pand, beaamt dit: “Doordat wij tijdens de sessie direct aan konden geven wat in de praktijk wel en niet kon, is het traject in de uitvoering soepel verlopen. De bezoekers van ons pand en onze medewerkers moesten uiteraard zo min mogelijk overlast ervaren. Daarom heeft Caspar de Haan bijvoorbeeld de receptie in het weekend gerenoveerd, en is er regelmatig gewerkt in de avonden. Daarnaast worden er in ons gebouw vaak gevoelige gesprekken gevoerd. Harde muziek of luide gesprekken tussen werklui zijn dan niet wenselijk. De mensen van Caspar de Haan hebben hier prima rekening mee gehouden: voor ons als gebruiker erg prettig.”
 
Boven verwachting
Ook de opdrachtgever kijkt met een goed gevoel op het project terug. Stefan Fraikin: “Ik had eerlijk gezegd niet verwacht dat we het tijdtechnisch gezien zouden gaan redden. Maar bij Caspar de Haan hebben ze alles op alles gezet om het voor elkaar te krijgen. Onze wens, het project afronden in 2015, was voor hen leidend. En het is gelukt. Dat is hun meerwaarde: boven verwachting presteren om de wens van de klant in te willigen.” 



Opdrachtgever

Raad van Kinderbescherming

Categorie

Overheid