22dec

Renda on Tour

 
Veel aannemers en onderhoudsbedrijven, maar ook woningcorporaties willen af van de prijsvechtersmarkt in aanbestedingen op prijs. Liever gaan ze voor nieuwe vormen van samenwerking waarin opdrachtnemers hun expertise kunnen laten zien en opdrachtgevers kunnen profiteren van die kennis. Dat is één van de belangrijkste conclusies van de Renda on Tour Regisserend Opdrachtgeverschap op 30 april in Uden.

In het kantoor van woningcorporatie Area Wonen in Uden hebben zich op 30 april ongeveer 80 mensen uit het Renda-netwerk verzameld voor een Renda on Tour. Dit keer staat niet een renovatieproject centraal,  maar een samenwerkingstraject van drie onderhoudspartijen en een woningcorporatie. Het traject heeft als doel om het hele planmatige onderhoud van Area Wonen bij drie onderhoudsbedrijven neer te leggen. De groep van 80 personen wordt opgesplitst. De ene groep krijgt het verhaal te horen van de drie bedrijven die bevraagd worden door de projectmanager van Renda, Evamarije Smit. In een andere ruimte luisteren de bezoekers naar het verhaal van de inkoopadviseur van Area Wonen, John Sleegers en zijn projectleider Toon van den Brand onder leiding van Erna van Holland, hoofdredacteur van Renda. Daarna worden de groepen omgewisseld, zodat beide groepen dezelfde presentaties meemaken. Sleegers legt uit dat de woningcorporatie voor het planmatig onderhoud gebruik maakt van de kennis, kunde en ervaring van de onderhoudsbedrijven. Hiermee verandert de rol van Area drastisch: die is niet langer controlerend en voorschrijvend, maar regisserend. Al snel komt in beide groepen naar voren dat deze manier van samenwerken de voorkeur heeft boven traditionele aanbestedingsprojecten op prijs. Dat gevoel leeft zowel onder opdrachtgevers als –nemers. Cas de Haan van onderhoudsbedrijf Caspar de Haan vindt het wel eens moeilijk dat hij naast deze vernieuwende projecten ook nog deelneemt aan traditionele aanbestedingen. “Ik vind die prijsvechtersmarkt verschrikkelijk, maar doe nog wel regelmatig mee in traditionele aanbestedingen. Dat is af en toe wel tweestrijdig. In een traject zoals we dat hier bij Area doorlopen, is het nodig om de kaarten op tafel te leggen en transparant te zijn. Dat betekent dat je ook kennis over je eigen organisatie deelt met je concurrenten. Het is wel raar als je diezelfde concurrenten dan de volgende dag tegenkomt in een traditioneel aanbestedingstraject voor een andere corporatie.”

Tot elkaar veroordeeld
Sleegers vertelt dat het aanbestedingstraject voor het uitbesteden van het planmatig onderhoud aan de 8000 woningen van Area Wonen begon met elf bedrijven. Hierin kregen de opdrachtnemers een concrete case voorgelegd. Ze moesten aangeven hoe ze om zouden gaan met het opstellen van het optimale onderhoudsscenario voor het complex, de kwaliteitsborging, de bewonerstevredenheid, inclusief bewonerscommunicatie en een integraal plan van aanpak voor het onderhoud van de gehele gevel. Uit dit traject kwamen de onderhoudsbedrijven Gebroers van der Plas, Dusol Vastgoedonderhoud en Caspar de Haan als winnaars naar voren. Ze kenden elkaar niet, maar waren tot elkaar veroordeeld en moesten samen het gehele planmatige onderhoud van de 8000 woningen verdelen. Frans Dusol beschrijft dat ondanks die onbekendheid ze toch snel samen om tafel moesten om tot een oplossing te komen. “We zijn het maar gewoon gaan doen en al doende hebben we geleerd.” Dat wordt bevestigd door Hans van der Plas, die aanvult dat de samenwerking niet altijd makkelijk was. “Je moet ook wel eens uit je comfortzone stappen om het project tot een succes te maken. Dat betekent bijvoorbeeld ook je irritaties uit durven spreken en af en toe nee durven zeggen, ook tegen de opdrachtgever.” Het afgelopen jaar is zowel voor de drie onderhoudsbedrijven als de woningcorporatie zeer intensief geweest. Dusol: “Elke dag viel bij ons wel het woord Area, terwijl we natuurlijk ook andere projecten hebben. Dat is voor onze werknemers wel eens moeilijk geweest.”

Bier drinken
Uniek aan deze samenwerking is dat elk onderhoudsbedrijf complexen heeft geadopteerd met als doel een fikse besparing op het onderhoud. Sleegers: “Het doel was een kostenbesparing van 15% op de directe kosten. Dat gaan we zeker halen zoals het er nu uitziet. Mocht de besparing nog hoger zijn, dan is de winst voor de onderhoudsbedrijven. We hebben het afgelopen jaar veel van ze gevraagd. We kwamen bijvoorbeeld telkens met nieuwe scenario’s waardoor ze hun plannen weer aan moesten passen. En ze kwamen zelf in de complexen ook zaken tegen die niet op papier stonden, waardoor wij weer terug moesten naar de tekentafel.” Sinds de start van de samenwerking op 1 juni 2014 is er dan ook weinig tijd geweest om eens bij te praten in de informele sfeer. De Haan: “We hebben het veel te druk gehad om samen wat te gaan drinken. Maar dat willen we zeker nog gaan doen. Ik heb niet gekozen voor de samenwerking met deze bedrijven, maar het bevalt nu echt heel goed en ik zou graag meer projecten met ze doen.” Na de twee verdiepingsessies voegen de heren de daad bij het woord en gaan ze met elkaar en de bezoekers een biertje drinken tijdens de borrel van deze geslaagde Renda On Tour.

Leerpunten Consortium onderhoudsbedrijven
  • DNA van de consortiumleden moet zowel verschillend als aanvullend zijn.
  • Durf los te laten. Je concurrenten opleiden en beter maken in hun werk, blijft een lastig gevoel, maar het is wel essentieel voor het opbouwen van vertrouwen.
  • Investeer tijd in elkaar, bijvoorbeeld door regelmatig een biertje met elkaar te drinken.
  • Zorg dat er capaciteit en kennis genoeg is om deze vorm van samenwerking aan te gaan en werk aan het uitbreiden van kennis met behulp van opleidingen.
  • Blijf de stip op de horizon zien. Denk aan de lange termijn en de continuïteit van het werk.
  • Investeer in jezelf. Als je dat nu doet heb je de volgende keer een voorsprong in dergelijke samenwerkingsprojecten.

Leerpunten Area
  • Laat bedrijven zelf beslissen of ze mee willen doen met de aanbesteding.
  • Schiet niet door in transparant zijn. Het is voor sommige bedrijven moeilijk te accepteren dat anderen zien dat ze slecht scoren.
  • Houd de onderdelen van het contract simpel. Omschrijf duidelijk wat je wilt en vraag hoe het consortium dat gaat garanderen.
  • Heb oog voor de omvang van het werk binnen het consortium, overvraag de partners niet.
  • Zorg dat je voorraadstrategie op orde is en ben berekend op het beantwoorden van vragen en het verstrekken van informatie.
  • Bepaal al vooraf het beste scenario. Als je tussentijds wisselt, levert dat veel werk op.
  • Leg aan uitvoerders en projectleiders uit dat de nieuwe samenwerking in eerste instantie meer werk oplevert en later pas minder werk.
  • Blijf als initiator van het nieuwe concept lang genoeg aan boord om de uitvoering te begeleiden.
  • Organiseer contact tussen projectleiders en schilders op persoonlijk niveau.
  • Streef naar uniformiteit binnen het consortium, dat is belangrijk voor de werkbaarheid en efficiëntie.
  • Neem in je contract op dat je samen werkt aan een verbeterplan.