08okt

Veelzijdige brainstorm over digitaal projectportaal

 
Het is een prachtige woensdagmiddag, begin oktober. In de bijzondere ambiance van de Philips Fruittuin verzamelen zich ruim 15 medewerkers van verschillende woningcorporaties, om samen met de mensen van Caspar de Haan te brainstormen over de digitalisering van projectinformatie en de opzet van een projectportaal. Het belooft een veelzijdige middag te worden, vol informatie en inspiratie.
 
Als iedereen een plekje heeft bemachtigd in de zaal, neemt Cas de Haan het woord. Hij geeft aan dat de brainstormsessie een logisch vervolg is op de ontwikkelingen die bij Caspar de Haan spelen. Zo is aan het begin van dit jaar een imago- en behoeftenonderzoek gehouden. “Toen hebben we al jullie algemene ideeën over ons bedrijf en ons vakgebied in kaart gebracht,” zegt Cas de Haan. “Nu trekken we dit nog een stap verder. We zijn nieuwsgierig naar wat jullie van specifieke plannen vinden. In dit geval is dat het idee om een digitaal projectportaal te introduceren. Uiteraard kunnen we zo’n portaal alleen succesvol introduceren wanneer we het aanpassen aan de markt; aan jullie wensen en behoeften dus. Om die reden zitten we hier vanmiddag bij elkaar.”
 
Uiteenlopende verwachtingen
Na deze inleiding is het woord aan Gerard Barends. Hij is veranderconsulent bij bureau Insector en leidt de groep soepel door het programma van deze middag. We beginnen met een voorstelronde, waarin direct duidelijk wordt dat er een interessante veelzijdigheid bestaat in de verwachtingen en motivaties waarmee de deelnemers naar de bijeenkomst gekomen zijn. Deze lopen uiteen van “Ik laat me verrassen” tot “Wij werken op dit moment al met een intranet-omgeving, waarin veel projectinformatie opgeslagen is. Ik ben benieuwd hoe we zowel het intranet als een extern portaal effectief kunnen inzetten.” Ook komen al veel wensen met betrekking tot het systeem aan bod. “Ik wil een project op afstand real-time aan kunnen sturen,” zegt één van de deelnemers. Een andere deelnemer geeft aan dat hij informatie niet alleen per project, maar ook over projecten heen zou willen bekijken. “Op die manier ontstaat er ook een goed beeld van onze leveranciers: zij bouwen als het ware een ‘track record’ op met zo’n portaal.” Naast de medewerkers van woningcorporaties stelt ook Ruud Wilms van KVGM Improvement Solutions zich voor. Hij houdt zich bezig met het verbeteren van processen in organisaties en zal vandaag optreden als expert op het gebied van software en webbased managementsystemen.
 
Wat is een digitaal projectportaal?
Na de voorstelronde legt Frans Brouwers aan de hand van twee zeer uiteenlopende voorbeelden – een portaal van een kinderdagverblijf en een portaal van de TU Delft – uit wat Caspar de Haan voor ogen heeft met het projectportaal: een online omgeving waar belangrijke projectinformatie gedeeld wordt met alle (bevoegde) betrokken partijen. Op de vraag van één van de aanwezigen of er ook een specifiek voorbeeld is voor de bouw, wordt duidelijk dat dit er nog niet is. Er zijn wel voorbeelden van bouw- en onderhoudsbedrijven die werken met een functie die lijkt op Dropbox, maar het portaal dat Caspar de Haan voor ogen heeft, zou een stap verder moeten gaan. Cas de Haan: “In de bouw wordt veel met BIM gewerkt. Daarin wordt informatie gedeeld, maar deze informatie wordt niet teruggebracht naar een dashboardfunctie. Naar ons idee moet alle belangrijke informatie in een dergelijk portaal aanwezig zijn, maar moeten we tegelijkertijd snel kunnen zien wat de stand van zaken is, en wat op dit moment eventueel extra aandacht of actie nodig heeft. Voor zover ik weet, bestaat dat in de bouw nog niet.”
 
De belangrijkste vraag die in de hierop volgende brainstorm dan ook centraal staat, is de volgende: “Over welke informatie m.b.t. lopende projecten zou u als projectverantwoordelijke opdrachtgever regelmatig digitaal willen beschikken om uw taak goed in te kunnen vullen?” De deelnemers mogen individueel of in samenspraak met collega’s hun ideeën over deze stelling op een aantal A5’jes noteren. Om de sessie richting te geven, zijn er alvast zes categorieën aangemaakt: algemene informatie, planningen, financieel, communicatie, kwaliteit en overig. Iedere categorie heeft zijn eigen plekje gekregen op één van de wanden in de ruimte. De bedoeling is vervolgens dat de deelnemers hun ideeën per categorie aan de wand plakken. Op die manier ontstaat een overzicht van alle ideeën per categorie.
 
Bonte verzameling ideeën
Wanneer iedereen aan de slag gaat met de A5’jes, wordt het stil in de ruimte. De deelnemers concentreren zich op de doelstelling: zoveel mogelijk informatie verzamelen die gewenst is in een projectportaal. Al gauw worden de eerste briefjes aan de wand gehangen. Gaandeweg ontstaat er een bonte verzameling van gekleurde A5’jes. Terwijl Gerard al verschillende clusters van ideeën begint te maken, zijn anderen nog druk in discussie over wat er op de briefjes moet komen staan. Als iedereen klaar is, is de wand bezaaid met ideeën.
In de nu volgende plenaire sessie worden de ideeën geclusterd en besproken. Per categorie wordt er een lijstje gemaakt met de belangrijkste informatie die in het portaal terug dient te komen. In de categorie algemene informatie varieert die van contactgegevens van verantwoordelijke personen tot het plan van aanpak inclusief veiligheidsmaatregelen en indien gewenst specifieke gegevens per woning/bewoner. Bij de planningen oogst vooral de actuele stand van zaken veel stemmen van de deelnemers: bijna iedereen wil realtime weten of er afgeweken wordt van de planning, waarom dat eventueel gebeurt en welke oplossing Caspar de Haan hiervoor heeft.
 
Bij de categorie financieel komen onder andere het meer- en minderwerk, de betaaltermijnen versus de stand van het werk en de eindopstelling naar boven als belangrijke informatie voor het portaal. Als Cas de Haan aangeeft dat het meer- en minderwerk ook in de eindafrekening verwerkt kan worden, wordt duidelijk dat er juist tussentijds behoefte is aan informatie hierover. “Op het moment dat we meer geld nodig hebben, wil ik dit tijdig weten, en is het niet gewenst dat ik dit zelf moet berekenen op basis van een veranderde eindafrekening,” geeft één van de aanwezigen aan.
 
Portaal op maat
Bij het bespreken van de informatie ontstaan regelmatig levendige discussies. Zo is er in de categorie communicatie een discussie over wie de communicatie met de bewoners over bijvoorbeeld een uitgelopen planning op zich neemt: de woningcorporatie of het onderhoudsbedrijf. Frans Brouwers geeft aan dat het portaal per klant op maat ingericht zou moeten kunnen worden: het moet de mogelijkheid bieden om bepaalde informatie op te slaan en weer te geven naar de voorkeur van die klant, inclusief eventuele actiepunten en consequenties die voortvloeien uit het portaal.
 
Bij de categorie kwaliteit is het volgens de deelnemers vooral van belang om daarop goed te kunnen sturen. De afgesproken kwaliteit op basis van de technische adviezen moet dan ook opgenomen zijn in het portaal, maar het wordt volgens de groep pas echt interessant wanneer die afspraken niet nagekomen kunnen worden. “Wij hoeven niet op adresniveau te weten wat er precies gebeurt,” zegt één van de deelnemers. “Maar we willen het wel weten als er grote afwijkingen verwacht worden in de kwaliteit. En we willen weten wat jullie daar vervolgens aan gaan doen.” Ook veiligheid wordt genoemd in deze categorie. Hierbij wordt opnieuw flink gediscussieerd. “Ik ga ervan uit dat jullie alles goed regelen,” zegt één van de deelnemers. “En ik wil er dus niet teveel mee belast worden.” Een ander wil juist wel alle bijzonderheden van de veiligheidsmaatregelen weten. “Als er een steiger omvalt, wie is er dan verantwoordelijk?”

Bij de categorie overig komen onder andere klanttevredenheid, nazorg en evaluatie en garanties aan bod. Maar ook de manier waarop het project binnen het portaal uiteindelijk afgerond gaat worden, wordt besproken. Welke informatie wordt hoe offline beschikbaar gemaakt? Per project zal bekeken moeten worden welke informatie in welke bestandsvormen beschikbaar wordt gesteld en wat dit daadwerkelijk toevoegt.
  
Real-time versus periodiek
Nadat de informatie in kaart is gebracht die in het portaal moet worden opgenomen, is het zaak samen te overleggen op welke manier de informatie beschikbaar moet worden gemaakt. Hierbij komen met name de gewenste frequentie en gewenste wijze van informatie aanbieden aan bod. Ook hierin lopen de meningen flink uiteen. De conclusie is opnieuw dat het portaal voor iedere opdrachtgever op maat moet worden ingericht. Ook de wijze waarop digitale projectinformatie aan kan sluiten op bestaande systemen van de woningcorporatie vormt een aandachtspunt. Een koppeling met bestaande systemen is volgens Ruud Wilms in principe mogelijk, maar dit kan wel kostbaar zijn. “De vraag is of een dergelijke koppeling het eigen interne proces dusdanig veel efficiënter maakt, dat het de investering waard is,” geeft hij aan. Wat betreft de gewenste frequentie van informatievoorziening  geven de meeste aanwezigen aan dat zij problemen, afwijkingen van de planning of klachten het liefst realtime willen kunnen zien. Cas de Haan: “Wij zien het in de toekomst wel gebeuren dat onze projectleiders met een iPad over het werk lopen en op die manier direct dit soort dingen in het projectportaal aan kunnen geven.” Andere informatie kan bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks bijgewerkt worden.
 
Pilot
Aan het eind van de middag is duidelijk dat het digitale projectportaal als een waardevolle tool wordt gezien. Het is een belangrijk middel voor projectleiders van woningcorporaties om te kunnen blijven sturen, ondanks het feit dat er minder opzichters beschikbaar zijn dan voorheen. Dat geldt zeker voor de grotere corporaties, waar een projectleider vaak veel projecten onder zich heeft. “Maar een digitaal projectportaal mag nooit de telefoon vervangen,” drukt één van de deelnemers Cas en Frans op het hart. “Als er iets is, wil ik graag een persoonlijk telefoontje; dat werkt het best en het snelst.” “Maar daarnaast moet die informatie digitaal opgeslagen worden,” zegt een andere deelnemer. “Want als jij ziek wordt, weet niemand meer iets van dat telefoontje.” Daarmee nadert de middag zijn eind. Als afsluiter vraagt Gerard Barends wie er eventueel wil deelnemen aan een pilot met het portaal. Vele vingers gaan de lucht in. Ook op de vraag naar mogelijke thema’s voor volgende brainstormsessies zoals deze, komen veel nuttige reacties.
 
Terwijl de deelnemers buiten in de zon nog even napraten, blikt Frans Brouwers tevreden op de middag terug. “Ik denk dat het een goede en nuttige brainstorm is geweest,” zegt hij. “Hier kunnen we zeker mee aan de slag. Het is nu aan ons om deze informatie adequaat te verwerken. Wij kijken bovendien uit naar een volgende, net zo nuttige middag. Want dit gaan we in de toekomst zeker vaker doen!”
  • Brainstorm met ruim 15 medewerkers van woningcorporaties en andere deskundigen
  • Digitaal projectportaal: alle belangrijke projectinformatie realtime ter beschikking
  • Een innovatie in de bouwbranche die projectbeheer gemakkelijker maakt
  • Waardevolle tool om op afstand te kunnen sturen
  • Een digitale projectomgeving, afgestemd op de wensen van de gebruikers
  • Veel informatie en inspiratie vergaard voor het verder uitrollen van dit concept