06mrt

Meer met Minder

 
In de informele huiskamersetting bij Piet Hein Eek op het Strijp-S Complex in Eindhoven organiseerden Caspar de Haan, Janssen van Bergen en Moonen Onderhoud & Renovatie een middag waarin het thema ‘Meer met Minder’ centraal stond. Het met elkaar in gesprek komen, om echt slimmer samen te werken in de keten, is de uitdaging van de toekomst. Hoe gaan we dat doen en waarom? Met de overgang van de oude naar een nieuwe economie staan we op een belangrijk kruispunt. Niemand weet welke kant het op gaat. Duidelijk is wel dat de bouw en het onderhoud en renovatie van woningen een stimulans nodig heeft die de effectiviteit én efficiency kunnen vergroten. Over dit standpunt spraken Jack van der Veen, hoogleraar van de Nyenrode Business Universiteit en Alfred van de Bosch, directeur vastgoed van woningcorporatie De Alliantie. Zij kregen gehoor van ruim 100 genodigden die zich lieten inspireren door verrassende uitspraken, confronterende voorbeelden en ludieke praktijkervaringen. Dagvoorzitter Gerard Barends, veranderconsultant bij bureau Insector, zette de dialoog op scherp, maar zorgde ook voor een relativerende bijeenkomst. ‘Dat alleen door samenwerking, gebaseerd op transparantie en vertrouwen, het beter kan worden’, was de strekking van deze kleurrijke middag.

Creëren van meer effectiviteit
De malaise in de economie zal zeker tot 2015 niet verbeteren. Dat maakt het begrip ‘Meer met Minder’ hoogst actueel. Onzekere opdrachtgevers worden geleid door de druk, die is ontstaan op het vertrouwen in de economie en het vertrouwen in de samenwerking met partners. Overal wordt er geknepen en ook de overheid zit aan z’n financiële grenzen. En toch willen we transparantie, duurzaamheid en het creëren van meerwaarde. Hoe kunnen we die onderscheidende meerwaarde bieden en tegelijkertijd besparen op kosten over de hele levensduur van producten? Is het mogelijk kostenefficiënter te werken over de lange termijn, die verder gaat dan de prijsonderhandeling? Dat kan! Maar dan wel door minder verspilling en meer klantwaarde. Dit betekent, samenwerken met partijen die mee willen bewegen en met minder kosten meer waarde kunnen bieden. Daar zit de uitdaging! Met deze inleiding maakt Gerard Barends de aftrap en introduceert hij Alfred van de Bosch. Met zijn organisatie zette Alfred vanuit het gedachtengoed ‘Meer met Minder’ een uitdaging voor de toekomst. Om tot wezenlijke ketensamenwerking te kunnen komen, is eerst zijn interne keten onder de loep genomen en er veel veranderd binnen de eigen organisatie. Met deze vernieuwde mindsetting is woningcorporatie De Alliantie een van de koplopers. “Samen met onze partners maken we stappen om meer effectiviteit te creëren. ‘We zetten nu veel meer in op de voorkant waar conditiemeting en formuleren van de uitvraag plaatsvindt, zodat de kosten in de begeleiding van uitvoering omlaag kunnen.”

Met elkaar op zoek
Alfred van de Bosch stelt dat het verdienmodel in de vastgoed- en woningmarkt aan het veranderen is. Maar ook voor corporaties. “We moeten naar een smallere volkshuisvesting en de focus leggen op een deel van onze voorraad, waar het verdienen van geld relatief lastig wordt. Ook het nieuwe regeerakkoord krijgt een grote impact op onze bedrijfsvoering. Daarmee komt de vraag ‘Meer met Minder’ nog dominanter naar voren dan al het geval was. We zullen met elkaar op zoek moeten naar een slimmere manier van werken. In de discussie ‘meer doen met minder kosten’ is onze organisatie drie jaar geleden tot het besef gekomen dat het anders moest. Dat we niet alles zelf hoeven te doen, alleen als het écht nodig is. Dat er meer rendement moet komen met lagere kosten. We moeten én kijken naar het ‘totalcost of ownership’ én binnen de kasstromen kijken wat onze grenzen zijn. Dat kwam uit op een toekomstperspectief waar we zelf prognosticeren en plannen, programma’s slim combineren en de integrale benadering toepassen met name in het onderhoud en het verduurzamen. Maar ook goedkoper werken door ketenintegratie, door reductie- en faalkosten en innovatie. Bovendien is er een onderscheid gemaakt in de bedrijven; tussen stakeholders en klanten. Dit is uitgetild in de business tot business markt waar we via de onderhoudsbedrijven in beeld komen. Een hele andere benadering dus…”

Van project naar productielijn
De Alliantie heeft nagedacht over het proces en hoe zich te organiseren. “Dit is uitgekomen op een model waar we aan de voorkant pakweg 25% van de effectiviteit kunnen verdienen. In de nieuwe organisatiestructuur houden zich 10 tot 15 man bezig met inspecteren, opstellen van functionele eisen en het vertalen naar programma’s. We hebben het niet meer over projecten maar over productielijnen waar we met een beperkt aantal partijen continu aan de slag gaan. Daar halen we die faalkosten uit en kunnen door slimmer te organiseren met minder geld een betere en effectievere productie realiseren dan we in het verleden deden op projectniveau. Punten die we zelf doen en waar we ook verstand van hebben, zijn: de kennis van ons bezit vertalen in wat we willen en standaardisatie in de productielijn. Maar ook het besef dat planmatig onderhoud niet altijd hetzelfde is als verbeteren, verduurzamen en renovatie. Dus zoek de verschillende kwaliteiten op, ook bij de marktpartijen waarmee je wilt samenwerken.”

Joint-venture
Wat verwachten wij van de markt? Samen met marktpartijen een joint-venture op zo’n productielijn zetten. Wij brengen de productie in en verwachten van marktpartijen dat ze de vermindering van faalkosten leveren en daarvoor garant staan. Maar ook dat ze een opbrengst in de zin van vernieuwing en innovatie inbrengen. Dan is er sprake van commitment waarin je een bepaalde productie met elkaar blijft delen, gericht op de lange termijn. Daarmee kantelt onze onderhoudsorganisatie. Over vijf jaar hebben we een grotere club aan de voorkant en een kleinere aan de achterkant. In een joint-venture ga je er van uit geen toezicht te hoeven houden, dat je alleen de coördinatie doet. Het joint-venture model vraagt bovendien om gezamenlijk ondernemen en inbreng van productie op de langere termijn. Als iedereen zijn werk goed doet, dan kunnen we de winsten met elkaar delen.”

Krachten bundelen
Alfred van de Bosch besluit zijn pleidooi dat het één groot samenspel is waar de essentie vooral ligt in de bereidheid om samen opnieuw te ontdekken. Dat marktpartijen hun professioneel vakgebied benoemen en hun positie daarin bepalen. “We moeten lang niet alles zelf willen. Kijk waar je in wilt uitblinken, organiseer dat goed, zoek vooral díe partijen op die dat andere deel kunnen organiseren en haal er alle doublures uit. Ga uit van de professionaliteit en creëer zakelijke relaties. Bundel krachten, niet alleen in je bedrijf maar ook met partners in de markt. We kunnen de ketensamenwerking pas vormgeven als het ook echt iets gaat opleveren. Maak het meetbaar. Maar houd het simpel. Meet wat het gaat opleveren. Het gaat vooral om het slimmer organiseren. Dat is de uitdaging! Gebruik jullie kennis om daarin te scoren.”

Procesinnovatie
Vanuit zijn wetenschappelijke ivoren toren aan de Nyenrode Business Universiteit houdt Jack van der Veen zich bezig met het bestuderen van allerlei ketens. Van grond tot mond, van koetje tot toetje, van korrel tot borrel en van veld tot vaas. Af en toe wil hij graag checken of zijn onderzoeken en uitkomsten ook enig soelaas bieden in de praktijk. Maar ook zijn betrokkenheid bij het thema ‘ketensamenwerking in de bouw’ bracht hem naar Eindhoven. Dat een van zijn studenten al in 2005 op dit onderwerp wilde promoveren, en daar lange tijd geen klankbord voor vond in de markt, kan hij niet nalaten te melden. Want nu na zeven jaar, is ketensamenwerking eindelijk hét toverwoord. “Wij wetenschappers weten dat samenwerking de bron van al het goed is. Maar wordt het in de praktijk al voldoende toegepast? Het samenbrengen van mensen en ze te inspireren, zowel intern als extern, leidt tot nieuwe ideeën; tot procesinnovatie. Maar innovatie en ketensamenwerking zijn totaal oninteressant als ze op zichzelf staan. Het doel is om samen iets te presteren en waarde toe te voegen. Ketensamenwerking is een bron daarvan, geen doel op zich. Maar samen leidt het wel tot meerwaarde die we met z’n allen willen creëren.”

Coördinatie managementactiviteiten
“Mijn definitie van ketensamenwerking is: managementactiviteiten die zich richten op de coördinatie van verschillende eenheden in de keten. Met het doel de hele keten te optimaliseren, als ware het één eenheid. Vergelijk het met een voetbalteam, waarin individuele topspelers die niet samenwerken ook niet kunnen presteren. Wil je iets presteren, dan moet je als partij in de keten heel goed zijn in jouw eigen specialisme, maar ook in staat zijn samen te werken met andere specialisten. Een belangrijk begrip hierin is de win-win constructie; samen er voor zorgen dat de koek groter wordt zodat niet de winst van de een ten koste gaat van de ander. Maar dat alle partijen profiteren van de samenwerking. Waarom supply chain management? Omdat is aangetoond dat het sneller, beter, goedkoper en tegelijkertijd duurzamer kan zijn. Dan heb je elkaar wel nodig. Waar komt de win-win vandaan?”

Integraal proces
“Ten eerste moeten we kijken naar onze processen om ze beter op elkaar af te stemmen zodat er meer samenspel ontstaat. De verschillende partijen in die keten moeten bovendien bijdragen aan de strategische doelen van de ander. Dus onderhandelen op strategisch niveau en niet door allerlei onverkwikkelijke prijsvechtsituaties. Hoewel het geen nieuwe gedachte is, moeten we ons afvragen of organisaties de essentie van resultaatgericht werken wel goed op hun netvlies hebben? Opdrachtgever en opdrachtnemer zullen op een andere manier met elkaar om moeten gaan. Die krijgen hele andere, meer ingewikkelde rollen. Dat gaat wel grote innovaties opleveren als er tijd en energie in worden gestoken. Andere manieren om win-win te realiseren zijn, het vroegtijdig samen aan tafel zitten; samen beslissingen afstemmen en over het hele project uitsmeren. En het aangaan van lange-termijn relaties. Door die langdurige relaties kun je veel van elkaar leren en investeren.”

Optimaliseren van ketensamenwerking
Jack van der Veen noemt een aantal specifieke aandachtspunten om de ketensamenwerking optimaal te krijgen. Aanbesteden is geen goed idee; altijd weer blijkt dat het kostbaarder uitpakt en het traject veel langer duurt dan oorspronkelijk afgesproken. Bij ketensamenwerking gaat het vooral om de voortdurende verbetering. We werken aan onze relaties en aan het vermogen om heel goed te presteren. Dan worden de kosten op termijn steeds lager. Om dit te bereiken zijn transparantie en helderheid belangrijke kernwaarden. ‘Old boys networks’ en handjeklap hebben dus niets met ketensamenwerking te maken. Het gaat er om aan iedereen te laten zien dat je goed bent en daadwerkelijk waarde weet te creëren. Essentieel is de monitoring van de ketenprestaties. Meten, is immers weten. Transparantie in de prestaties moet je voortdurend kunnen aantonen. Iedereen mag zien hoe goed je bent. Ook moet je laten zien hoe je de eigen benchmark verslaat; morgen nog beter presteren dan vandaag! De lat steeds hoger leggen.”

Rocky road
Tot slot drukt Jack van der Veen in zijn vlammend betoog de aanwezigen op het hart dat het ongelofelijk ingewikkeld en hard werken is om ketensamenwerking handen en voeten te geven. Dat het management een belangrijke voorbeeldfunctie heeft en het een hele lastige is om de mindset en het gedrag in organisaties te veranderen. “Ketensamenwerking is geen hype of verkooppraatje. Het is wel een nieuwe manier van werken; een fundamentele verandering. Zijn bedrijven bereid om het business model te veranderen? Willen partijen echt leren? Zijn we ook bereid om samen de risico’s te nemen en winsten te delen? Kortom het is niet gemakkelijk die knop om te draaien. Maar ik beloof u Gouden Bergen als u bereid bent, om al die prachtige concepten die wij bedacht hebben in de ivoren toren van de wetenschap, ook echt toe te passen. Ik geef toe, het is een ‘rocky road’. Maar eentje die wel leidt tot fantastische resultaten.”